Hướng dẫn sử dụng Onecontact quản trị trên website - Tổng đài di động MEG

Hướng dẫn sử dụng Onecontact quản trị trên website

Hướng dẫn sử dụng Onecontact trên website dịch vụ dành cho quản trị viên . Tại đây khách hàng có thể dễ dàng đăng nhập vào hệ thống và quản lý, cài đặt, phân quyền, khởi tạo thoại hội nghị, truy cập danh bạ đồng nghiệp và khách hàng,..

Hướng dẫn dành cho khách hàng đã kích hoạt dịch vụ Onecontact

Hướng dẫn đăng nhập vào Onecontact:

Bước 1: Truy cập http://1contact.vn từ trình duyệt.

onecontact (3)

Bước 2: Thao tác

Chọn ngôn ngữ sử dụng Tiếng việt.

Chọn cấp Đăng nhập Quản trị.

Sau đó điền thông tin Số tổng đài, Password.

Trả lời câu hỏi và click “Đăng nhập” để hoàn tất quá trình đăng nhập.

onecontact (4)

Hướng dẫn tải tài liệu, thoát khỏi hệ thống quản trị:

Tải tài liệu: Chọn onecontact (6) trên thanh menu chính của Webportal, thao tác trên cửa sổ nội dung hiện ra.
onecontact (7)Thoát khỏi hệ thống: Chọn onecontact (8) trên thanh menu chính của Webportal để thoát khỏi hoàn toàn.

Hướng dẫn cài đặt cơ bản của Onecontact:

Quản lý nhân viên/bộ phận:

Đây là tính năng giúp quản trị của doanh nghiệp sử dụng One Contact có thể cài đặt thông tin cơ bản và quyền cho từng nhân viên trong công ty.Chọn sử dụng tính năng Quản lý nhân viên/bộ phận từ giao diện chính của Portal

onecontact (9)Điền thông tin Họ tên, Số máy lẻ, Bộ phận để Tìm kiếm. Cho phép

Xem thông tin nhân viên thuộc phòng ban nào, bấm chọn tên phòng ban đó trong menu.

onecontact (10)

Để sửa đổi thông tin cơ bản và cài đặt quyền của nhân viên nào chọn trực tiếp vào tên nhân viên, ví dụ chọn onecontact (13)

Cho phép sửa đổi Họ tên, Giới tính, Bộ phận, Lãnh đạo công ty, Số Fax, Số điện thoại nhà, Chức vụ, Cấp bậc, Số cố định, Hộp thư điện tử trong phần Cài đặt thông tin cơ bản.

Cài đặt phân quyền cho từng nhân viên:

Lựa chọn Chức năng gọi ngoài: Mở hoặc Đóng

Lựa chọn Hạn chế thời gian gọi theo số phút

Lựa chọn Ngôn ngữ Tổng đài: Tiếng Anh/Tiếng Việt

Lựa chọn Tự động chuyển cuộc gọi: Theo thứ tự hoặc Đồng thời

Tiến hành Cài đặt Tổng đài gọi lại: khi nhân viên gọi đến Số tổng đài, sẽ có IVR thông báo: “Xin vui lòng gác máy, hệ thống sẽ gọi lại cho bạn trong giây lát” và cuộc gọi sẽ bị ngắt, One Contact khởi tạo cuộc gọi mới tới nhân viên đó.

onecontact (14)
Cài đặt quyền Xuất file danh bạ nhân viên: Chỉ những nhân viên được cài đặt quyền này mới có thể xuất toàn bộ danh bạ nhân viên trong công ty ra file excel.

onecontact (15)
Cài đặt quyền Xuất file danh bạ đầu mối liên hệ: Chỉ những nhân viên được cài đặt quyền này mới có thể xuất toàn bộ danh bạ đầu mối liên hệ của công ty ra file excel.

Cài đặt quyền Cài đặt tin nhắn nhắc nhở cuộc gọi nhỡ cho nhân viên: Chỉ những nhân viên được cài đặt quyền này mới có thể nhận được tin nhắn báo cuộc gọi nhỡ từ các nhân viên khác và từ khách hàng

Cài đặt quyền Gửi tin nhắn nhắc nhở cuộc gọi nhỡ cho khách hàng: Chỉ những nhân viên nào cài đặt quyền này thì khi gọi cho khách hàng của công ty, nếu khách hàng không nghe máy hoặc tắt máy sẽ nhận được tin nhắn báo cuộc gọi nhỡ từ nhân viên đó.

Hướng dẫn quản lý số máy lẻ của Onecontact:

Đây là tính năng giúp cho quản trị có thể tạo các số máy lẻ, cấp bậc và lựa chọn Bộ phận cho Máy lẻ đấy. Quản trị doanh nghiệp chỉ có thể sử dụng tính năng này 1 lần duy nhất sau khi doanh nghiệp đăng ký số điện thoại nhân viên mới.

Chọn sử dụng tính năng Quản lý số máy lẻ từ giao diện chính của Portal onecontact (16)

onecontact (17)

Có thể xem được các thông tin như: Số điện thoại di động, Số máy lẻ, Họ tên, Cấp bậc, Bộ phận, Thao tác.
Có thể Sửa đổi đối với các Máy lẻ chưa được điền đủ thông tin: Số máy lẻ, Họ tên, Cấp bậc, Bộ phận. Lựa chọn onecontact (18)ở mục Thao tác để có thể thêm số Máy lẻ

onecontact (19)
Sau đó, chọn OKđể thêm mới máy lẻ hoặc chọn Đóng để hủy tạo máy lẻ đó.

Hướng dẫn cài đặt các chức năng Onecontact:

Quản lý nhóm:

Chức năng cho phép cài đặt Quản lý nhóm. Tất cả nhân viên có thể sử dụng các nhóm danh bạ này để khởi tạoThoại hội nghị trên Web Portal.
Chức năng Quản lý nhóm:

onecontact (20)
+ Để sửa đổi các nhóm có sẵn chọn onecontact (21), để xóa nhóm chọn biểu tượngonecontact (22)

+ Thêm mới nhóm: Chọn onecontact (23). Điền thông tin Mã nhóm, Tên nhóm, lựa chọn Thành viên nhóm bằng cách chọn Thêm thành viên tạm thời hoặc Thêm vào từ danh bạ, điền thông tin Ghi chú nếu cần thiết. Sau đó bấm chọn OK để hoàn tất.

onecontact (24)

Tin nhắn nhóm:

Chức năng này giúp cho Doanh nghiệp có thể gửi tin nhắn nội bộ cho tất cả các thành viên trong từng bộ phận, công ty hoặc nhân viên đơn lẻ.

onecontact (25)

+ Trong mục tin nhắn nhóm có thể xem các thông tin: Nội dung tin nhắn, Người gửi, Thời gian gửi, Đặt giờ gửi, Trạng thái gửi và thao tác Xem chi tiết hoặc Xóa

+ Lựa chọn onecontact (26) nhập Nội dung tin nhắn cần gửi phù hợp với điều kiện để gửi tới các thành viên.

+ Để xóa từng tin nhắn thao tác chọn biểu tượngonecontact (27)

+ Để xóa tất cả các tin nhắn lựa chọn Tất cả rồi chọnonecontact (28)

+ Để xem thông tin chi tiết tin nhắn đã gửi. Lựa chọn Nội dung tin nhắn hoặc chọn biểu tượng onecontact (29)

Sửa đổi thông tin:

Chọn mục Sửa đổi thông tin công ty để sử dụng chức năng Sửa đổi thông tin công ty và Cài đặt lời chào cho doanh nghiệp

onecontact (30)

Sửa đổi thông tin công ty:

Trong Menu chính. Điền đầy đủ các thông tin yêu cầu hoặc thông tin cần sửa đổi. Sau đó chọn OK để cập nhật sửa đổi thông tin về công ty.

onecontact (31)

Ngôn ngữ Tổng đài cho Khách hàng: Nếu chọn thứ tự ngôn ngữ là Tiếng Việt và Tiếng Anh thì khi khách hàng gọi đến tổng đài doanh nghiệp sẽ nghe thấy IVR tiếng Việt trước và tiếng Anh sau và ngược lại.

Ngôn ngữ Tổng đài cho Nhân viên: Nếu chọn tiếng Việt thì khi nhân viên gọi vào tổng đài doanh nghiệp sẽ nghe thấy IVR là tiếng Việt, tương tự với tiếng Anh.

Nhân viên có thể lựa chọn ngôn ngữ Tổng đài trong Cài đặt Thông tin cá nhân.

Mở chức năng gọi lại: Nếu chọn Có thì khi quản trị viên cài đặt quyền Tổng đài gọi lại cho nhân viên thì chức năng mới hoạt động. Nếu chọn Không thì dù quản trị viên cài đặt chức năng Tổng đài gọi lại thì chức năng cũng không hoạt động.

Cài đặt lời chào:
Cho phép quản trị viên cài đặt lời chào cho công ty.

onecontact (32)

+ Cài lời chào, file ghi âm với dung lượng dưới 4MB và có hiệu lực sau 15 phút.

+ Để xóa lời chào đã cài lựa chọn biểu tượng onecontact (33)

Xem video hướng dẫn:

Video hướng dẫn sử dụng Onecontact dành cho quản trị


Trên đây là hướng dẫn dành cho quản trị viên cài đặt hệ thống tổng đài di động Onecontact của Mobifone.

Onecontact – Tổng đài di động

| Thư mục: One Contact